Les facteurs essentiels pour réussir la mise en œuvre d’un ERP

Bon nombre d’entreprises décideront un jour de mettre en œuvre leur tout premier progiciel de gestion intégrée (ERP) ou bien de délaisser un système désuet au profit d’un système moderne accessible par navigateur, qu’il soit sur support infonuagique ou physique. La mise en œuvre d’un ERP vous semble une tâche ardue? Vous avez lu des histoires d’horreur sur des projets qui ont largement dépassé leur budget, qui ont finalement été annulés ou qui n’ont pas su répondre aux attentes? De nombreux facteurs contribuent à une mise en œuvre réussie. Cela dit, les 22 années que j’ai passées à offrir des services de consultation visant de nombreux produits ERPm’ont permis de cerner certains facteurs précis qui sont indispensables à la réussite d’une mise en œuvre. 

L’engagement de la direction

Une recherche rapide sur Google vous apprendra que l’engagement de la direction est un facteur clé pour assurer le succès d’une mise en œuvre de ERP. Mais pourquoi est-ce si important? 

• Les projets ERP sont parfois considérés comme des projets « informatiques », mais cette catégorisation est trop limitative. L’engagement de la haute direction est nécessaire pour garantir que les objectifs de la mise en œuvre s’inscrivent dans les initiatives stratégiques de l’organisation. 
• Les cadres intermédiaires hésiteront peut-être à affecter des employés au projet par crainte de perturber les opérations quotidiennes. Cette hésitation peut cependant être gérée si le projet est reconnu comme une priorité absolue par l’entreprise ou si un budget est prévu pour pourvoir ces postes. 
• La direction doit former l’équipe de projet, puis la responsabiliser. En effet, s’il est important que les membres de l’équipe de projet aient une compréhension approfondie des processus de l’entreprise, il est également essentiel que ces personnes soient habilitées à prendre des décisions concernant les processus et la configuration du système. Rien ne freine plus rapidement l’avancement d’un projet que d’exiger une réunion chaque fois qu’une décision doit être prise au cours de la mise en œuvre. Lorsqu’il n’est tout simplement pas possible de déléguer à l’équipe de projet certaines responsabilités, il faut s’assurer d’ajuster le plan pour tenir compte du temps et du budget supplémentaires qui seront nécessaires. 
• La direction doit insister sur le fait qu’il faut éviter les améliorations personnalisées si elles ne sont pas déjà prévues au budget du projet. Lorsqu’une amélioration est jugée inévitable, il faut mettre en place un processus d’approbation afin que la direction puisse s’assurer que cette amélioration sera bel et bien rentable. À titre d’exemple, il n’est peut-être pas rentable de mettre en place des améliorations qui ne seront utiles qu’à un seul utilisateur ou des solutions élaborées qui ne seront utilisées qu’une fois par mois. 

La gestion du changement 

Un projet de mise en œuvre d’un ERP peut entraîner des changements considérables dans les processus et les logiciels habituels. Pour cette raison, il est important de bien préparer et mobiliser les utilisateurs. La gestion du changement fait référence aux différentes approches qui peuvent être adoptées pour préparer et appuyer les individus, les services et les entreprises dans le cadre de changements organisationnels. 

• Mettre sur pied l’équipe de projet dès le début et la faire participer au processus de sélection du logiciel : L’équipe de projet sera composée de personnes compétentes issues de différents secteurs d’activité de l’entreprise. S’appuyant sur leurs connaissances, elles veilleront à ce que le logiciel choisi réponde aux exigences de l’entreprise. En prenant part au processus de sélection, ces utilisateurs se feront les promoteurs du projet et transmettront aux autres employés leur engouement pour les changements à venir. 
• Gérer les attentes des employés : Comme nous l’indiquons plus loin dans la section portant sur la portée du projet, assurez-vous que les objectifs sont clairement définis avant la mise en œuvre. Expliquez à tous vos employés en quoi cette mise en œuvre est bénéfique pour la réussite et la croissance continues de l’entreprise. Faites preuve de transparence quant à l’impact qu’aura le projet sur les activités quotidiennes des employés : un nouveau système peut accroître la productivité, mais ce n’est pas nécessairement le cas pour tous. Par exemple, certaines tâches pourraient prendre un peu plus de temps pour assurer la saisie des bonnes données, et l’avantage d’un tel changement pourrait n’être ressenti que dans une autre équipe.  
• Former les formateurs : Les projets ERP typiques privilégient une approche axée sur la formation des formateurs. Cela signifie que les membres de l’équipe de projet sont formés et qu’ils deviennent des experts du système après la configuration et les multiples tests qui sont typiques des projets ERP. Il est important que ces employés deviennent des experts, car ce sont eux qui formeront tous les autres employés qui utiliseront le système. La formation des employés sur le système ainsi que sur tout processus nouveau ou modifié est essentielle pour une mise en œuvre réussie. J’ai déjà été témoin de la mise en œuvre d’un ERP dans une entreprise qui vendait et expédiait de la marchandise, mais qui, pendant plus d’un mois, n’a pas réapprovisionné son entrepôt. Les utilisateurs qui voulaient faire un achat pensaient qu’en entrant un numéro de bon de commande, le nouveau système transférerait automatiquement la commande au fournisseur, ce qui n’était pas le cas en l’espèce. 

La portée du projet 

La définition de la portée du projet est un autre élément essentiel pour assurer la réussite d’une mise en œuvre de ERP. Pour l’entreprise, il ne s’agit pas uniquement de déterminer la portée du projet, mais aussi de choisir les fonctionnalités du logiciel à mettre en œuvre. 

• Examen des processus : Un examen des processus internes permet de bien cerner les processus qui doivent être améliorés et ceux qui bénéficieront le plus de la mise en œuvre d’un ERP. Cet examen vous permet de présenter à votre équipe de projet et à votre partenaire de mise en œuvre une idée claire de ce que vous souhaitez réaliser. 
• Approche progressive : Soyez raisonnable lorsque vous choisissez le nombre de processus à mettre en œuvre et leur complexité. Votre entreprise doit déterminer le degré de changement que les employés peuvent adopter avec succès. N’oubliez pas que vous pouvez toujours envisager une approche progressive pour limiter les risques commerciaux. 
• Objectifs clairs : L’examen des processus peut vous aider à établir des objectifs clairs pour le projet de mise en œuvre. En ayant des objectifs clairs, vous serez en mesure d’évaluer plus facilement le succès de chaque phase du projet. Ces objectifs doivent également être communiqués à l’ensemble des employés et de l’équipe de projet. Comme mentionné dans la section sur la gestion du changement, il est important de bien gérer les attentes des utilisateurs. En outre, les utilisateurs qui comprennent bien les objectifs sont mieux placés pour résister à la « dérive des objectifs », car ils savent que certaines fonctionnalités ne s’inscrivent pas dans les plans immédiats de l’entreprise.

Le partenaire de mise en œuvre 

Tout projet de mise en œuvre d’un ERP nécessite la participation d’un partenaire qualifié. Mais que devez-vous rechercher chez un partenaire de mise en œuvre? 

• Expérience: Votre partenaire doit avoir fait ses preuves dans le cadre de projets de mise en œuvre. Renseignez-vous sur les projets qu’il a réussis et échoués, et même sur les projets qu’il a repris d’autres partenaires. Dispose-t-il d’une méthodologie de projet éprouvée? 
• Expérience dans votre secteur d’activité : Un partenaire qui jouit d’une expérience dans votre secteur d’activité vous sera sans doute utile, mais un partenaire qui s’y connaît dans plusieurs domaines peut être un atout. Un partenaire qui possède une expérience diversifiée dans l’industrie pourra vous proposer un plus vaste éventail de solutions pour bien répondre à vos besoins. 
• Reconnaissance des partenaires : La plupart des fournisseurs de ERP disposent d’un programme de récompenses ou de reconnaissance des partenaires. Il est évident qu’en soi, le fait d’être reconnu ou récompensé dans le cadre d’un tel programme n’est pas un gage de qualité, mais il est toujours bon signe de voir qu’un partenaire déploie les efforts nécessaires pour être reconnu par un fournisseur. 
• Recommandation : Les recommandations constituent l’un des meilleurs outils pour vérifier les compétences d’un partenaire potentiel. Sollicitez des recommandations à l’intérieur et à l’extérieur de votre secteur d’activité principal.